こんばんは幸子です。ビジネスメール～表題編～についてお話していきたいと思います。
これは、ある先輩（書類のケアレスミスが一切なくお客さんから絶大なる信頼を得ていた偉人）から教えてもらったコツです^^顧客仕事が多い人は特に必見^^
―――― まず、なぜ表題を使いこなせるといいの？
理由は主に2つあります。
一つ目は「読み手」の時間のムダをなくす
二つ目は「読み手・話し手」双方での管理を楽にする
コミュニケーションも相手の立場に立つことが大切ですが、これは表題と言えど同じ。表題を使いこなすと読み手・話し手双方にメリットがたくさんあるんです^^
―――― 例えばどうやって使うの？
連絡や確認依頼などの内容をメールする場合
●相手に何をお願いしたいのか
・確認してほしいのか？
・ただ目を通してもらえれば良いのか？
・期日はあるのか？
・急ぎなのか？
などなどあると思いますが、
メール文面をギュギュっと凝縮させた一文を表題にするのです。
►例えば・・・
お願いごとがあり、期日にそこまで余裕がないとき
→【ご確認のお願い】〇月〇日イベントについて（10日までにご返答希望です）
急ぎ
→【申し訳ありません、至急でお願いが…】〇月〇日イベントの件です
とりあえずの共有
→【ひとまず共有です】〇月〇日イベントの件
少しラフに書きましたがこのようなイメージです。
型化させると更に分かりやすくなります。
【資料送付】2023年夏向け施策 ご提案資料／あらさーOL幸子
【お見積り送付】新商品発表会 会場について／あさらーOL幸子
相手がメールの表題検索を使用することもあるため、あくまで頭につける【】の中だけを必要に応じて変えることで、『何を伝えたいメールなのか』を表します。
当時先輩から教えてもらった言葉を借りて、
何故それをすると良いのかについて説明していきます^^
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メリット①「読み手の時間のムダをなくす」ことができる
みなさんは仕事において日頃から複数のタスクを抱え、優先順位をつけて作業をしていますよね。メールBOXに複数件の連絡がきていた場合、開封作業や返信も優先順位に則って実施していくと思います。
例えば、あなたの今日の予定が詰まっているとしましょう。しかし、見落とすとまずいメールがあり、メールBOXを開いてはいる状態。そんなとき例えば「研修の件」というメールが届きました。何の研修なのか？何かしなければないのか？
メールを本文を開いてみて、それが今やる仕事でなかった場合はそれが「相手の時間を搾取」になります。
「えっ！たかがメールを開いたくらいで？？」と思われるかもしれません。
メールを開くことは大したことではないのです。
一方、今まで読み手が集中していた「別の作業が中断される」ことがポイント。
というのも、元の作業をスムーズに行えるようになるには意識を切り替える時間がかかります。
もしかするとそこで集中力が切れてしまうかもしれません。相手が作業をスムーズにこなしてもらうには、何にも邪魔されず一つのことに没頭する環境をつくることが重要なんですね。
メリット②「読み手・話し手」双方での管理を楽にする
「研修の件」でやり取りをしていた場合、「コレっていつだっけ？」というコミュニケーションが発生したり、確認するために過去のメールを遡るなどの行為が時間のロスを生んでしまいます。
忙しい相手は数多くのタスクを抱えていたりして、一つ一つのことに意識を向けられないのが現状。だから、予めすり合わせしたい重要なポイント（日付など）を入れておくことでお互いのタスクを管理しやすくなり、共通認識を持てる工夫をするのです。（日付が入っていれば、「あ、そろそろまずいな」と相手側で勝手に逆算して返答をしてくれたりもします）
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社内間でのやり取りなど、堅すぎるとメールを開く相手が気が重くなりそうだと思ったとき、私は以下のように話し言葉で表題を書いていました。
【申し訳ありません、至急でお願いが…】〇月〇日イベントの件です
【ひとまず共有です】〇月〇日イベントの件
時間がないとメールって返すのが億劫で私も経理や総務からの連絡などは、まずくならないギリギリのラインまでいつも溜めてしまっていました。
会社によって言葉遣いなどラフな言い回しが無礼に当たる場合もあると思うので、その会社・相手企業・役職に合わせて体裁を整えられるといいのかなと思いますが、相手の性格に合わせて工夫して書けると対応する側も気持ちよく返してくれることに繋がったりするのでオススメです。
表題のゴールとは、「表題だけでメールの内容が分かる」こと！
大した内容で都度都度細かく変えると少し鬱陶しく感じられてしまいますが、要所要素で工夫すると相手の意識を向けることができます。
先輩の教えを元に取り入れてみると、相手からのメールの返信速度が上がったり、やり取りの工数を減らせたり、いいこと尽くしだったんです。
まさかメールの表題を変えるだけど、こうも仕事が快適になるとは…！
たかが表題、されど表題！だと痛感した私のお話でした^^
